Zarządzanie Projektami w Chmurach: Które narzędzie wybrać… i dlaczego Asanę?

Niezbędnik Cloud Project Managera – cz. I

Jeśli uwielbiasz pracować zdalnie, koniecznie zapoznaj się z tym wpisem otwierającym nasz cykl „Niezbędnik Cloud Project Managera”. Przyjrzymy się w nim aplikacjom, które warto wybrać, by płynnie zarządzać wirtualnymi projektami.

A jeśli wolisz być „na miejscu” (tak jak ja), to… także zapraszam do lektury. W obecnej sytuacji wiele osób zmuszonych jest pracować z domu niezależnie od swoich preferencji. Jeśli należysz do tego grona, tym bardziej przyda się wiedza na temat aplikacji, które ułatwią sprawne zarządzanie zadaniami na odległość.

W serii kilku krótkich wpisów podzielę się swoimi doświadczeniami z zakresu organizacji firmy pod względem narzędzi i procesów, które wypracowaliśmy w Chmurowisku na przestrzeni kilku lat. Oczywiście nie jest to model docelowy, ponieważ Chmurowisko ciągle się zmienia. Dostosowujemy narzędzia i procesy do naszych aktualnych potrzeb.

Ten wpis będzie poświęcony Asanie – narzędziu, w którym spędzam najwięcej czasu. Pomaga mi ogarnąć wszystkie projekty Chmurowiska. I nie tylko.

Sprawne zarządzanie projektami z dowolnego miejsca

Choć większość Chmuromaniaków na co dzień pracuje z domu, ja należę do tej mniejszości osób, które lubią i wolą przychodzić do naszego biura. Z powodu pandemii kilka tygodni temu wróciliśmy jednak w Chmurowisku w 100% do pracy zdalnej. Ale ta decyzja nie wpłynęła w żadnym stopniu na działanie naszej firmy.

Czemu tak jest?

Nie mamy własnego serwera, korzystamy z wielu aplikacji w modelu SaaS, które pozwalają nam pracować z dowolnego miejsca z dostępem do Internetu. Oczywiście same aplikacje nie załatwiają sprawy – potrzebne są także odpowiednie procesy i wypracowana kultura firmy. Ale gdyby nie one, trudniej byłoby nam swobodnie współpracować w wirtualnej przestrzeni.

Jednym z narzędzi, bez których nasza praca byłaby znacznie cięższa, jest Asana.

Skąd się wzięła Asana w Chmurowisku?

Kiedy dołączyłem do Chmurowiska, korzystaliśmy z Nozbe. Sam bardzo lubię to narzędzie – pozwala mi pamiętać o zadaniach do wykonania. Jeśli skończyłem swoje zadania na dziś w aplikacji, wiem, że nic więcej dziś nie muszę robić.

Jednak choć Nozbe świetnie sprawdza się w osobistym planowaniu zadań, to z perspektywy prężnie rozwijającej się firmy potrzebowaliśmy narzędzia, które pomoże nam prowadzić coraz większe projekty i uporządkuje nasze wewnętrzne procesy.

Dlaczego nie Jira?

Gdy analizowałem różne narzędzia, z których moglibyśmy skorzystać, w czołówce mojego rankingu znalazły się dwa z nich: Asana i Jira. Do tej pory mam w swoim archiwum tamto porównanie.

Mimo że Jira cenowo prezentowała się dla nas korzystniej, zdecydowaliśmy się spróbować z Asaną. Przeważyło to, że Asana posiada wszystkie potrzebne nam funkcje w jednym pakiecie. Korzystając z Jiry, musielibyśmy dokupić oddzielne wtyczki.

Miałem już za sobą doświadczenia z Jirą w poprzednich firmach i kiedy uruchomiłem demo Asany, jej obsługa wydała mi się o wiele przyjemniejsza i bardziej intuicyjna. Podjęliśmy zatem decyzję – próbujemy z Asaną. I tak już z nią jesteśmy od ponad roku.

Co robimy w Asanie?

Jak wspomniałem, Asana pomaga nam w prowadzeniu projektów, ale to nie jedyne zadanie, do którego ją wykorzystujemy.

Oto kilka innych funkcji narzędzia:

Nadzór nad portfolio wszystkich projektów

Każdy projekt, który został już zakontraktowany z klientem, trafia do realizacji. Zostaje tu aż do momentu, kiedy zlecimy fakturowanie za wykonane prace.

Widok obciążenia poszczególnych osób pracą

W jednym miejscu na osi czasu mam możliwość podglądu, kto jest zaangażowany w jaki projekt, ile czasu potrzebuje na każde z zadań i kiedy upływa termin na ich realizację.

Łatwe generowanie raportów z przepracowanych godzin

Część naszych projektów dostarczamy w modelu T&M. Po wykonanych pracach wysyłamy do klienta raport z informacją, jakie zadania były realizowane i w ciągu jakiego czasu.

By proces przebiegał sprawniej, nasi pracownicy wpisują odpowiednie czasy pracy do Asany. Następnie ja generuję zbiorczy raport i eksportuję go do pliku CSV, który potem dowolnie przerabiam w Excelu.

Wnioski urlopowe

Każdy z nas potrzebuje odpoczynku. Jednak urlopy wpływają na nasze zobowiązania projektowe. Dzięki temu, że wnioski urlopowe składamy i akceptujemy w Asanie, od razu wiem, kiedy dana osoba nie będzie dostępna do prac w projektach u klientów.

Proces przekazywania i akceptacji dokumentów finansowych

Faktury przesyłamy do naszej księgowości, wykorzystując zadania w Asanie (tasks). W odpowiednich projektach czekają one najpierw na akceptację przełożonych, a następnie trafiają w ręce naszego CFO.

„Zbiorcze przypominajki”

Zapewne w każdej firmie zdarzają się sytuacje, że wiele osób musi zapoznać się z jednym dokumentem czy odpowiedzieć na pytania. Dzięki funkcji delegowania do całego zespołu, kilkoma kliknięciami generujemy odpowiednią liczbę zadań do odpowiednich osób. Bez pracochłonnego „kopiuj, wklej”.

Czego nie lubię w Asanie?

Jak widzisz, Asana posiada imponującą liczbę funkcji, które znacznie ułatwiają życie mnie samemu i innym pracownikom. Ale jest w niej także kilka wad.

Największe z mojego punktu widzenia minusy Asany to:

Konieczność zakupu licencji w pakietach po 5 osób

Przykładowo Twoja firma ma 21 osób. Chcesz dla wszystkich wykupić dostęp do Asany. Niestety nie da się kupić 21 licencji. Możesz kupić albo 20, albo 25. Jak dla mnie to duża wada, zwłaszcza przy małych zespołach, które płacą wówczas za licencje, z których nikt nie skorzysta.

Brak możliwości automatycznego tworzenia portfolio wszystkich projektów

Każdy nowy projekt muszę dodawać oddzielnie do portfolio. Opcja „dodaj wszystkie” ułatwiłaby zarządzanie w takich przypadkach.

Brak możliwości łączenia typów licencji

O co chodzi? Otóż jeśli potrzebujesz kilku licencji na poziomie business, z dostępem do większej liczby narzędzi, musisz od razy wykupić wszystkie licencje na tym samym poziomie. To spora wada.

Nie oszukujmy się. Większość osób w firmie korzysta tylko z podstawowych funkcji, a mimo to musimy płacić za pełen pakiet. Po zsumowaniu kosztów daje to niemałą sumę.

Czy wykorzystujemy Asanę w pełni?

Na pewno nie. Bowiem ciągle dochodzą do niej kolejne funkcje, a ja nieustannie odkrywam nowe zastosowania dla już istniejących. Myślę na przykład, że moglibyśmy dużo podziałać z automatyzacją niektórych elementów.

Na razie jednak Asana pozwala nam efektywnie pracować niezależnie od lokalizacji. Aplikacja działa stabilnie, nigdy nie napotkałem na problem z dostępem do danych. W jednym miejscu zbiera wiele procesów obecnych w każdej firmie i umożliwia ich sprawne zarządzanie.

Czy Asana sprawdzi się wszędzie?

Też nie. Uniwersalne narzędzia nie istnieją.

Asana nie jest systemem klasy ERP. W naprawdę dużych organizacjach może pełnić funkcję wspomagającą, ale raczej nie wystarczy. Dla jedno/dwuosobowych zespołów może z kolei być zbyt rozbudowana.

Jednak w firmach wielkości Chmurowiska (ok. 20 osób) świetnie się sprawdza. Na pewno będzie dużo lepszym rozwiązaniem do pracy zdalnej niż karteczki nalepiane na tablicy w biurze czy raportowanie za pomocą e-maili:) Dlatego zachęcam Cię przynajmniej do zapoznania się z tą aplikacją.

A jakie jeszcze narzędzia mieszczą się w naszym niezbędniku Cloud Project Managera? O tym w kolejnej części cyklu?