„SharePoint to nie jest narzędzie dla małych firm” – nieprawda!

Wiele osób ma następujące skojarzenie: SharePoint = korporacja. Zresztą nawet w Wikipedii znajdziemy informację, że Microsoft SharePoint „jest zaprojektowany z myślą o złożonych aplikacjach webowych oraz wspiera rozmaite kombinacje dotyczące zarządzania, publikacji oraz manipulacji informacjami pomiędzy użytkownikami w sieci korporacyjnej”.

I tu warto zadać sobie pytanie, czy SharePoint nadaje się tylko do dużych firm? A może małe i średnie firmy mogą znaleźć dla niego zastosowanie, nie inwestując góry pieniędzy we wdrożenie, a potem utrzymanie tej aplikacji?

Choć Chmurowisko nie zalicza się do międzynarodowych korporacji, korzystamy z SharePointa. Co więcej, byłoby nam bardzo ciężko go zastąpić! Dlatego w dzisiejszym wpisie powalczę z popularnym, lecz błędnym przekonaniem, głoszącym, że SharePoint nadaje się wyłącznie do pracy w wielkich, globalnych zespołach.

W czym pomaga nam SharePoint?

SharePoint to wielozadaniowa biznesowa platforma aplikacji webowych mogąca pełnić różnorakie funkcje – od intranetu, przez wymianę dokumentów, po narzędzie społecznościowe. Można ją wdrażać lokalnie albo za pomocą abonamentu Microsoft 365.

W Chmurowisku korzystamy z SharePointa w chmurze. Tym samym nie musimy przejmować się utrzymaniem systemu – za wszystkie aktualizacje, usuwanie awarii oraz zarządzanie infrastrukturą odpowiada Microsoft.

Choć platforma SharePoint oferuje niezliczone funkcje i zastosowania, a także szereg możliwości konfiguracji i automatyzacji, my używamy jej obecnie w dwóch celach: jako intranet oraz archiwum plików.

SharePoint jako intranet

Ktoś mógłby powiedzieć, że to przerost formy nad treścią. Bo czy dwudziestoosobowa firma potrzebuje intranetu? Przecież to taki typowo korporacyjny system.

Nam jednak pomaga. A zresztą, niech pierwszy rzuci kamieniem ten, kto nie próbował odgrzebać w swojej skrzynce mailowej starej wiadomości, np. z informacją, jak składać wnioski urlopowe.

No właśnie.

Bazowanie na archiwum e-maili jest może i dobre, o ile liczba osób w zespole pozostaje niezmienna. Jednak czy naprawdę za każdym razem, gdy w firmie pojawia się nowy pracownik, chcesz od zera tłumaczyć, jak podpiąć drukarkę albo zamówić kuriera? Czy nie lepszym pomysłem byłoby odesłanie nowej osoby do strony, na której znajdzie podstawowe informacje na temat tego, co, gdzie, jak i z kim można załatwić?

Moim zdaniem jest to zdecydowanie szybsze, prostsze i wydajniejsze rozwiązanie.

Dlaczego nie strona www?

SharePointowy intranet służy nam jako baza informacji firmowych. Ale nie tylko:

• W intranecie informujemy pracowników o zmianach w procesach (link do tej informacji wrzucamy na ogólnofirmowy kanał w MS Teams).
• Zbieramy w nim także ważne linki (jak i gdzie coś znaleźć).
• Współdzielimy tam też foldery z materiałami, z których korzystają wszyscy pracownicy (np. szablony prezentacji, firmowe logo, czy spis talentów Gallupa Chmuromaniaków).

To tylko najważniejsze funkcje, a z miesiąca na miesiąc wykorzystanie intranetu w Chmurowisku wzrasta.

Oczywiście moglibyśmy wszystkie te informacje zamieścić na zwykłej stronie internetowej. Jednak i tutaj widzimy dużą zaletę SharePointa w postaci bezpieczeństwa. 

Dane w SharePointowym intranecie są dostępne tylko dla osób, które mają konto w M365 w domenie Chmurowiska. Z jednej strony intranet jest dostępny za pomocą sieci Internet (łatwość dostępu), a z drugiej strony nie jest to strona publiczna (bezpieczeństwo danych). Możemy się tam dzielić informacjami, które chcemy zachować w gronie Chmuromaniaków.

SharePoint jako archiwum plików

SharePoint to jednak nie tylko miejsce do publikacji wewnętrznej strony informacyjnej. Wykorzystujemy go również jako elektroniczne archiwum plików. W moim poprzednim wpisie wspomniałem, że korzystamy z podpisów elektronicznych. Jednak po podpisaniu dokumentów powstaje problem archiwizacji. Przecież nie wrzucimy ich do segregatora 🙂

Bezpieczny dostęp do dokumentów

Odpowiedni folder w Sharepoint załatwia sprawę. Możemy w nim określić, kto ma dostęp do danego pliku i z jakim zakresem uprawnień (czy może tylko wyświetlać, czy również edytować dokumenty). Wykorzystujemy do tego te same dane uwierzytelniania, z których korzystamy do logowania do poczty czy Teamsów. Aby dodatkowo zabezpieczyć nasze archiwum, wdrożyliśmy politykę, która uniemożliwia udostępnianie danych z archiwum poza naszą organizację.

Wersjonowanie plików

Bezpieczeństwo jest niezwykle istotne. Ale najważniejszą funkcją SharePointa pod względem prac dla klientów jest moim zdaniem wersjonowanie.

Kiedy przygotowujemy dokumentację do projektu, często rozrasta się ona do olbrzymich rozmiarów. Niemal każdy dokument przechodzi tę samą, długą drogę pełną komentarzy, uwag i poprawek. Biorąc pod uwagę, że nad każdym dokumentem pracuje z reguły wiele osób, powstaje problem z zarządzeniem wersjami.

Na szczęście dzięki pracy na jednym pliku umieszczonym w SharePoincie mamy możliwość równoczesnego edytowania dokumentów, a wszystkie wprowadzane zmiany są automatycznie zapisywane. Dzięki wersjonowaniu w razie potrzeby możemy wrócić do wersji dokumentu, która obowiązywała np. trzy dni temu. To wszystko dzieje się bez naszej dodatkowej pracy. Wystarczy umieścić plik w aplikacji SharePoint. Nam pozostaje skupić się jedynie na treści.

Tylko tyle?

Jeśli masz duże doświadczenie z SharePointem, to widząc, że zbliżam się do końca wpisu, możesz pomyśleć: „Przecież ten Szymański nie wspomniał nawet o 10% funkcji!”.

I masz rację. Opisałem tylko te narzędzia, z których obecnie korzystamy. Mimo wszystko wierzę, że niektórzy czytelnicy wykorzystają ją w swojej firmie, niezależnie od jej wielkości. Ale nasze plany odnośnie SharePointa są o wiele ambitniejsze. Mam nadzieję, że już niedługo będziemy mogli się nimi pochwalić.