Autenti, czyli jak usprawniliśmy proces podpisywania dokumentów w Chmurowisku

Niezbędnik Cloud Project Managera – cz. II

Witaj w kolejnej części naszego „Niezbędnika Cloud Project Managera”, w którym dzielimy się narzędziami, z jakich korzystamy w Chmurowisku, żeby pracować szybciej, mądrzej i wydajniej.

Dzisiaj przedstawię sprytną aplikację, dzięki której oszczędzamy nie tylko czas i pieniądze, ale także lasy. O co chodzi? Zachęcam do lektury.

Podpis online – bez papieru, bez problemu

Pewne pomysły przychodzą do głowy kilku osobom równocześnie. Wiesz, co mówią: Great minds think alike.

Możliwe, że wynika to z tego samego „problemu użytkownika” i prób jego rozwiązania.

Problemem, który zauważyliśmy z Julką Rozenberg, pracując razem w Chmurowisku, było narastające zużycie papieru w biurze. „Ból” związany z przetwarzaniem całych stosów dokumentacji sprawił, że niezależnie zaczęliśmy szukać rozwiązania.

Autenti znalazło nas w tym samym czasie – różnymi drogami. Ja o tej aplikacji usłyszałem w podcaście Startup my Way. Julka spotkała przedstawiciela firmy na jednej z konferencji.

Tym sposobem zainteresowaliśmy się aplikacją, dzięki której błyskawicznie zaczęliśmy zmniejszać ilość drukowanego papieru. Platforma umożliwia bowiem wykorzystanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego do podpisywania dokumentów online.  

W jakich procesach pomaga nam Autenti?

Oczywiście korzystanie z Autenti nie spowodowało, że całkowicie przestaliśmy używać naszej drukarki. Nadal jej potrzebujemy, choć znacznie rzadziej. W aplikacji podpisujemy wszystkie dokumenty, jakie tylko się da. Czyli które?

W Chmurowisku wykorzystujemy Autenti głównie do podpisywania:

• Umów o zachowaniu poufności (NDA) z klientami, partnerami i pracownikami,
• Protokołów przekazania mienia – dzięki temu zawsze wiemy, który z Chmuromaniaków korzysta z danego sprzętu,
• Prostych zamówień na nasze usługi – jeśli dotyczą np. kilku godzin konsultacji czy jednorazowego warsztatu,
• Upoważnień lub umów związanych z przetwarzaniem danych osobowych,
• Umów ramowych na wykonywanie usług dla Chmurowiska (np. przez specjalistę od SEO).

Z jakich opcji korzystamy w Chmurowisku?

Rozwiązanie dostępne jest w kilku wersjach, które możesz sprawdzić na stronie. Jeśli chodzi o Chmurowisko, w tym momencie korzystamy z Autenti w dwóch wariantach:

Bezpłatne konto z możliwością podpisywania do pięciu dokumentów miesięcznie

Limit obejmuje jedno konto, więc jeśli mamy trzy osoby z bezpłatnym kontem, łącznie możemy udostępnić 15 dokumentów miesięcznie. Przy obecnej skali naszego biznesu i liczbie pracowników na razie wystarczy.

Kwalifikowany podpis elektroniczny

Część klientów wymaga od nas podpisania dokumentów za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Z tego rodzaju podpisu korzystają u nas jedynie przedstawiciele spółki (członkowie zarządu).

Chociaż moglibyśmy go wykupić gdzieś indziej, korzystamy z Autenti, ponieważ wtedy wszystko zostaje w jednej aplikacji i łatwiej jest nam zapanować nad dokumentami. Wykupienie kwalifikowanego podpisu elektronicznego nie wymaga rejestracji konta PRO.

W odróżnieniu od zwykłego podpisu, podpis kwalifikowany ma tę zaletę, że może być stosowany w przypadku umów z przeniesieniem praw autorskich, które wymagają formy pisemnej. Podpis kwalifikowany jest równorzędny z podpisem własnoręcznym. Jednak by z niego skorzystać, obie strony muszą mieć do niego dostęp.

Co zyskaliśmy dzięki podpisowi elektronicznemu?

Ograniczenie zużycia papieru to tylko jedna z zalet podpisu elektronicznego. A oto pozostałe:

• Błyskawiczne podpisywanie dokumentów. Już nie czekamy na kuriera, który odbierze od nas podpisane umowy, a następnie je do nas z powrotem przywiezie.
• Niższe koszty. Wiadomo, mniej przesyłek kurierskich = mniej opłat.
• Bezpieczny i prosty proces. Do złożenia podpisu wystarczy Internet. Upoważniona osoba loguje się na pocztę mailową i akceptuje dokument. Nie musimy się już z nią umawiać na podpisanie osobiście. To olbrzymie ułatwienie dla każdej nowoczesnej firmy akceptującej pracę zdalną.  

Czy Autenti jest jedynym rozwiązaniem?

Rozpisałem się o Autenti, bo sami z niego korzystamy w Chmurowisku. Nie jest to jednak jedyne narzędzie tego typu dostępne na rynku. Innymi popularnymi platformami są DocuSign oraz PandaDoc. Nie brakuje także dostawców podpisów kwalifikowanych. Ich lista dostępna jest tutaj.

Jak widać, wybór jest spory, a zapotrzebowanie na podpis elektroniczny rośnie. Kto wie, być może niebawem będziemy z rozrzewnieniem wspominać czasy, gdy spotykaliśmy się tylko po to, żeby złożyć parafkę na dokumencie? Może zatęsknimy też za odgłosem kroków kuriera zbliżającego się do biura z umową do podpisania?

Co będzie, okaże się w przyszłości. A ja mimo wszystko zachęcam do zapoznania się z podpisem elektronicznym już teraz – naprawdę ułatwia życie 🙂